Tudo o que estiver aqui editado, com certeza já foi pensado e dito por centenas de pessoas, dentro e fora de nossa empresa. Talvez apenas não tenha sido registrado para possibilitar que outras pessoas meditassem sobre o assunto e decidissem (as que podem e têm vontade de decidir) estabelecer normas de orientação a serem observadas pelos colegas. Então, a título de sugestão, vamos tentar criar algumas regras a serem seguidas por pessoas de bom senso, com o objetivo de otimizar as atividades cotidianas dentro do nosso universo de trabalho.
1 – Toda tarefa deve ser realizada apenas uma vez !
Não existe coisa pior do que refazer um serviço (que às vezes consumiu enormes recursos) devido a um pequeno esquecimento ou engano no início do mesmo. Além dos recursos que serão novamente gastos, há o desgaste pessoal (“puxa vida, como fui errar numa bobagem daquelas ?” – “Que maré ! João fez a besteira, agora está de férias e eu é que tenho de me esfolar para consertar”), que nos deixa irritados e pode causar a queda de qualidade nas tarefas posteriores. Quem trabalha diretamente com os computadores (poderosa ferramenta) comete falhas grotescas. Imaginem um local onde não exista tal recurso para auxiliar. As soluções para isto, são simples : a) cada executante deve documentar como realiza suas tarefas (principalmente as eventuais); b) tal descrição conduz à criação de um check-list a ser percorrido antes da execução da mesma.
2 – A pressa fatalmente conduz a erros !
Isto já é sabido muito antes do rascunho da Bíblia. A aparente perda de tempo demonstrada na calma em nos prepararmos, ou efetuarmos uma dupla revisão antes do início do serviço, na verdade é investimento. O gasto de alguns minutos antes, pode se traduzir em ganho de horas depois (não tendo de refazer o serviço), além de alguns elogios do cliente.
3 – Deve-se usar a ferramenta adequada a cada problema.
A improvisação só deve ser praticada em situações de emergência, para evitarmos perdas maiores. Nunca por preguiça ou para recebermos o título de “o mais criativo de nossos funcionários”. Para que usar metralhadora para exterminar baratas ? Talvez gastemos 300 balas para eliminar umas duas ou três. Um chinelo faz isto mais rápido e mais barato. Deixemos o recurso maior para o problema mais complicado. Não gastemos uma folha A-4 para um recado que cabe num papel lembrete. Não convoquemos uma reunião quando a decisão não a exigir. Algumas pessoas, ao receberem uma incumbência, usam o que está à mão (por preguiça, desperdiçam – fazem isto em casa também ?) sem nem ao menos pensar em perguntar ao colega ao lado se não é possível resolver o caso de outra forma (se assim agissem, estariam adquirindo novos conhecimentos).
4 – Nosso substituto deve conhecer nossas tarefas.
A maioria das pessoas fazem (fazem ?) uma breve relação de suas tarefas a 3 ou 4 horas do início de suas férias (na tarde de 6ª feira) e imaginam que com isto sua missão está completa. Pensam : “passei tudo direitinho para meu colega”.
Ledo engano. Nas férias, sua responsabilidade é colocada à prova. Se a tarefa for altamente importante, estas pessoas correm o risco de terem seu lazer interrompido. Ninguém deseja isto (a não ser que tenha viajado com a sogra).
Devemos ter em mente que nosso substituto vai colocar suas próprias tarefas em evidência. Depois, se sobrar um tempo (ou a pressão do gerente for alta), realizam de qualquer maneira, as do colega ausente (a lista está confusa mesmo). Na volta, o titular até vai precisar trabalhar uns dois finais de semana para recolocar nos eixos, o estrago que o “enrolado” lhe armou, deixando seu serviço em adiantado estado de complicação.
Concluindo
Para que os 4 itens acima lembrados não transtornem o bom desempenho, é importante uma documentação simples, regularmente revisada e testada pelo menos umas 3 vezes ao longo do ano (além das férias, o titular poderá estar ausente por doença ou fazendo um curso de especialização). Na semana que antecede às férias, ela deve ser consultada diariamente. O objetivo não é testar a capacidade de trabalho do substituto (se ele está ao seu lado, tem suas virtudes), mas garantir a continuidade das rotinas regulares com o mínimo de impacto em função de erros por falta de “intimidade” com tarefas alheias. Muitos não praticam esta atitude com receio de perderem o lugar ou seu “prestígio” junto aos demais. Preferem manter em segredo suas rotinas, para estarem ouvindo a frase que melhor massageia seus egos : “só fulano sabe fazer isto”. Os bons profissionais não se assustam, se possuem plena consciência de seus conhecimentos. E sabem que se quiserem retira-los, suas rotinas serão descobertas e talvez melhoradas. Então, não é mais adequado que eles mesmos as melhorem ?
