Aprenda a se expressar adequada e eficientemente na rede, manejando com agilidade essa ferramenta indispensável à rotina executiva
Fernando Poffo
Você pode dominar inglês e espanhol, mas se não souber bem o português, não faz bons negócios."A afirmação radical é de Conrado Adolpho Vaz, que atua na área de negócios e desenvolvimento de produtos da Scritta, empresa especializada em cursos de capacitação e atualização de profissionais que usa a linguagem escrita no dia-a-dia. Ele lamenta o fato de as pessoas não se preocuparem com a "nossa língua" como deveriam. "A língua portuguesa não é uma preocupação que as pessoas têm; infelizmente, elas acham que sabem escrever corretamente e, aí, o que acontece são aqueles erros que a gente vê circulando pelos e-mails", constata Conrado.
Roberto Amado, escritor, jornalista e diretor da Canopus, empresa de comunicação que também oferece um curso de comunicação executiva, vai mais fundo na avaliação e culpa o sistema educacional brasileiro pela deficiência: "Nossa base de formação educacional está corroída há três décadas. Esse processo atinge a grande base da pirâmide, pois temos quase 50 milhões de analfabetos operacionais - aquele sujeito que aprendeu a ler e escrever, mas só sabe assinar o nome e está nas estatísticas do governo como alfabetizado. O resultado é o topo dessa pirâmide completamente prejudicado", analisa Amado. Só que, agora, não adianta chorar o leite derramado, afinal sua caixa de entrada deve estar lotada, isso sem contar aqueles e-mails que você ficou de enviar.
Reinaldo Passadori, especialista em comunicação verbal, ensina que a comunicação tem de ter os cinco Cs : Clara, Correta, Concisa, Coerente e Consistente. Parece complicado? E é mesmo, tanto que nenhum curso voltado para o aprimoramento da comunicação executiva promete essa façanha. A proposta deles é proporcionar orientações e indicar novos hábitos que podem facilitar a produção de mensagens.
Regras da netiqueta
Veja aqui algumas dicas de como se dar bem na comunicação eletrônica:
Diga tudo o que tem a dizer em no máximo cinco linhas
"O texto tem de ser objetivo, rápido e geralmente não passar de cinco linhas", observa Conrado. Roberto Amado é mais rigoroso e acredita que um e-mail, na relação profissional, pode ser resolvido com três linhas. E, para economizar nas palavras, nunca inclua elementos que interfiram na clareza da comunicação; evite fazer observações inúteis. "Nós temos uma carga cultural romântica, que vem dos portugueses e considera uma qualidade a digressão, mas esse comentário desnecessário é um veneno para a comunicação profissional", alerta Amado. Conrado concorda com Amado: "A cada momento que insere uma idéia nova, que não está dentro do contexto, você perde a objetividade, a concentração e o foco do seu texto." Outro fator complicador para os textos grandes, segundo Conrado, é que o e-mail precisa ser rápido; com a dinamicidade da empresa, quem o recebe não tem muito tempo para perder, e a própria tela do computador dificulta a leitura.
Coloque a idéia central na abertura da mensagem
Para não confundir suas prioridades em relação ao texto, Amado dá uma dica: "Coloque sempre as informações principais na primeira linha".Conrado analisa a questão com outro ponto de vista, mas mantém a mesma posição. "Quando você pega um e-mail em que a pessoa coloca a informação vital na última linha, ela já começa estruturando errado", explica.
Exponha argumentos que defendam sua posição
É importante, depois de expor a idéia principal, fazer a defesa de seu ponto de vista: "As pessoas não colocam a hipótese e a tese de maneira correta, lançam uma idéia e depois não a desenvolvem de modo a convencer, persuadir seu interlocutor", avalia Conrado.
Dedique-se mais à leitura para ganhar fluência na escrita
A única forma para aperfeiçoar a técnica e estruturar bem um texto é ler e escrever muito. Só que, para aprender, é necessário compreender o que se lê. Para mostrar como a falta desse hábito é uma questão cultural e comprovar que muitas vezes as pessoas lêem, mas não assimilam nada, Amado usou como exemplo o exercício que utiliza em sua primeira aula: "Nenhum dos executivos soube responder o que significa a primeira estrofe do Hino Nacional, mesmo a conhecendo e cantando na Copa do Mundo."
O destinatário é quem vai definir a linguagem e o tom da mensagem
"A comunicação parte do pressuposto de que o outro entenda o que foi transmitido, então, quem deseja se comunicar deve se colocar sempre no lugar do outro, em um processo empático", orienta Passadori. Esse exercício o obriga a colocar-se no nível de conhecimento e na linguagem de quem vai receber seu e-mail. "Quem manda na linguagem é seu interlocutor, a adequação da linguagem tem de ser a correta: um e-mail para o diretor é completamente diferente de um para um de seus fornecedores", exemplifica Conrado.
Não se comprometa: lembre-se de que a palavra escrita serve como documento
Tudo o que sair da sua caixa postal poderá ser usado contra você, arruinando sua imagem e até mesmo da empresa em que atua. O alerta é de Conrado: "O e-mail sempre vai parar nas mãos de quem não devia, principalmente os que têm erros."
Outra situação em que todo o cuidado é recomendável é quando a relação com um outro profissional já está tão íntima que você se dá ao direito de usar termos e gírias aplicáveis apenas a um amigo. "Se você for amigo de um diretor da empresa, não vai emitir um e-mail dentro da empresa com a mesma informalidade com que conversa com ele em um churrasco", brinca Conrado, que vai mais além e filosofa: "O e-mail tem autor, mas não tem dono. Tem o seu nome lá embaixo, provando que você escreveu, e tudo aquilo atesta o nível de seu desenvolvimento lingüístico." E ele pode chegar à mão de qualquer um. "O que você escreve pode ser usado como prova e você nunca sabe quantas pessoas vão ler", avisa Passadori.
